關(guān)于電子郵件作為可靠的商業(yè)通信媒介的重要性，沒有兩種觀點(diǎn)。它是一種有效且易于使用的通信解決方案，需要一臺(tái)可以訪問 Internet 的 PC。隨著啟用 Internet 的手持設(shè)備的廣泛使用，人們可以在旅途中發(fā)送和接收電子郵件通信。

電子郵件以軟格式存在，使用戶能夠在需要記錄時(shí)制作硬拷貝。電子郵件是一種環(huán)境友好的通信媒介。歸檔電子郵件通信并在需要時(shí)檢索它們非常容易，從而節(jié)省了大量紙張。

通用功能

電子郵件對(duì)全球無紙化辦公概念的成功實(shí)施做出了重大貢獻(xiàn)，并且是商界廣為接受的通信解決方案。電子郵件被廣泛用作在組織中發(fā)送內(nèi)部通信的有效通信資源。

只需單擊一下鼠標(biāo)，就可以向全體員工發(fā)送一份共同的通訊，或者可以將通訊的副本標(biāo)記到相關(guān)的層次結(jié)構(gòu)。電子郵件通信始終可以保存以備將來參考，或者可以訪問以用作通信的證據(jù)或證據(jù)。隨著大量企業(yè)使用電子郵件向潛在客戶推廣其產(chǎn)品或服務(wù)，電子郵件作為營銷工具的使用正在增加。

快速可靠的溝通

電子郵件通信會(huì)立即發(fā)送給預(yù)期的收件人。這些是真正的信息塊分布的理想選擇。電子郵件通信還旨在使收件人做出更快的響應(yīng)。因此，這些產(chǎn)品受到商人和專業(yè)人士的高度追捧，他們期待對(duì)他們的報(bào)價(jià)、查詢和建議的快速響應(yīng)，僅舉幾例。電子郵件是有用的業(yè)務(wù)工具，可用于簡(jiǎn)化組織內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和協(xié)調(diào)。

提高生產(chǎn)力和成本效率

電子郵件是一種有效的通信媒介。它有助于企業(yè)家輕松地與客戶、供應(yīng)商、員工和員工進(jìn)行溝通。它可用于向目標(biāo)個(gè)人傳播信息。最先進(jìn)的電子郵件軟件解決方案可以幫助您根據(jù)業(yè)務(wù)需求定制您的通信方式。

電子郵件也是最具成本效益的媒介之一。它不僅節(jié)省了紙張和郵資相關(guān)成本，而且還提供了一種經(jīng)濟(jì)的替代傳統(tǒng)文件和辦公架的存儲(chǔ)方式，有助于節(jié)省寶貴的辦公空間?？梢岳秒娮余]件營銷來減少對(duì)電話營銷的依賴。

電子郵件格式準(zhǔn)則

對(duì)于任何專業(yè)交流，商務(wù)電子郵件托管必須簡(jiǎn)潔明了。它必須有一個(gè)明確的主題行來支持，以激發(fā)讀者打開郵件。主題行是任何電子郵件通信中最重要的特征，其作用與標(biāo)題相同。除非標(biāo)題能夠引起興趣，否則我們幾乎不會(huì)花時(shí)間閱讀文章或博客。同樣的原則也適用于電子郵件通信的主題行。

在編寫商務(wù)電子郵件通信時(shí)使用花哨的字體是不合適的。最理想的格式是標(biāo)準(zhǔn)格式，例如 Calibri、Times Roman 或 Trebuchet，大小約為 11 或 12 點(diǎn)。理想情況下，商務(wù)通信應(yīng)該使用黑色字體，但如果您更喜歡使用彩色字體，則可以使用深藍(lán)色字體作為替代。

商業(yè)電子郵件通信應(yīng)堅(jiān)持在主題行本身中描述的單個(gè)主題。你必須寫這個(gè)主題而不拐彎抹角。使用語法正確的良好英語可以充分說明您的能力。拼寫檢查作為一種工具應(yīng)該受到尊重，但在將電子郵件發(fā)送給收件人之前，您需要校對(duì)閱讀您的電子郵件。如果您需要發(fā)送附件，請(qǐng)確保這些附件易于下載和打開。

企業(yè)電子郵件標(biāo)簽

在起草商務(wù)電子郵件通信時(shí)，您應(yīng)該使用專業(yè)的語氣，同時(shí)避免使用任何負(fù)面的詞語或短語。必須避免使用聽起來很私人的稱呼。最好以簡(jiǎn)單的“你好”或“嗨”開始您的交流。使用提供您的聯(lián)系信息的簽名塊可能會(huì)有所幫助。您需要密切注意收件人名單，并應(yīng)避免將您的通信副本發(fā)送給不相關(guān)的人。

謹(jǐn)慎的話

由于每個(gè)人對(duì)書面形式的交流有不同的理解，因此存在多種因書面交流而產(chǎn)生誤解的情況。因此，電子郵件永遠(yuǎn)不能代替口頭或面對(duì)面的交流。過度使用電子郵件通信會(huì)影響您的社交商數(shù)。電子郵件是永久的通信記錄，應(yīng)謹(jǐn)慎使用，以免將來出現(xiàn)問題或產(chǎn)生疑慮。

帶走

電子郵件是組織內(nèi)外交流的高效媒介。它使您能夠以附件的形式共享重要信息，并提供使相關(guān)聯(lián)系人保持最新狀態(tài)的便利。它可以通過避免過度依賴來為組織的最佳商業(yè)利益服務(wù)。歸根結(jié)底，除了個(gè)人和面對(duì)面的交流之外，別無選擇。